Für Kapitalgesellschaften wie GmbH und AG endet die Offenlegungsfrist für den Jahresabschluss grundsätzlich neun Monate nach dem Bilanzstichtag. Bei einem Bilanzstichtag zum 31. Dezember 2025 ist daher der 30. September 2026 der entscheidende Termin.
Wird der Jahresabschluss nicht rechtzeitig beim Firmenbuch eingereicht, kann das Firmenbuchgericht eine Zwangsstrafe verhängen. Die gesetzliche Grundlage sieht grundsätzlich eine Strafe von mindestens 700 Euro und bis zu 3.600 Euro pro vertretungsbefugter Person vor. Bei einer GmbH kann das beispielsweise den Geschäftsführer betreffen, bei einer AG die Vorstandsmitglieder.
Die Strafe wird grundsätzlich nicht automatisch der Gesellschaft vorgeschrieben, sondern den Personen, die für die Offenlegung verantwortlich sind. Bei einer GmbH sind das in erster Linie die Geschäftsführer, bei einer AG die Vorstandsmitglieder. Sind mehrere Personen vertretungsbefugt, kann die Zwangsstrafe grundsätzlich gegen jede verantwortliche Person verhängt werden. Dadurch kann sich die Gesamtbelastung für die Geschäftsführung beziehungsweise den Vorstand entsprechend erhöhen.
Wird der Jahresabschluss trotz der ersten Aufforderung weiterhin nicht eingereicht, kann das Gericht eine weitere Zwangsstrafe verhängen. Diese kann erneut mindestens 700 Euro und bis zu 3.600 Euro pro verantwortlicher Person betragen. Bei fortgesetzter Nichtoffenlegung können daher mehrere Strafbeschlüsse nacheinander ergehen.
Entscheidend ist außerdem: Die Zwangsstrafe ist grundsätzlich von der verantwortlichen natürlichen Person zu bezahlen. Sie ist daher nicht einfach eine normale Betriebsausgabe der GmbH oder AG. Ob die Gesellschaft die verantwortliche Person intern von dieser Belastung freistellen oder die Kosten übernehmen darf, hängt von den Umständen des Einzelfalls ab und sollte rechtlich geprüft werden. Eine Übernahme durch die Gesellschaft beseitigt außerdem nicht die persönliche Verantwortung gegenüber dem Firmenbuchgericht.
Die Strafe kann auch dann verhängt werden, wenn der Jahresabschluss bereits erstellt wurde, aber nicht rechtzeitig beim Firmenbuch eingereicht wurde. Maßgeblich ist die fristgerechte Offenlegung, nicht nur die interne Fertigstellung der Bilanz.
Wichtig: Die Offenlegung beim Firmenbuch ist nicht mit der Abgabe der Steuererklärungen beim Finanzamt gleichzusetzen. Es handelt sich um zwei unterschiedliche Verpflichtungen. Eine rechtzeitig eingereichte Körperschaftsteuererklärung ersetzt daher nicht die Offenlegung des Jahresabschlusses im Firmenbuch.
Unser Tipp: Wenn Ihr Jahresabschluss 2025 noch nicht fertiggestellt oder noch nicht eingereicht ist, sollten fehlende Unterlagen und offene Fragen sofort geklärt werden. Je früher die Offenlegung erfolgt, desto geringer ist das Risiko weiterer Zwangsstrafen.
